第一条为加强会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据《会计电算化管理制度》，结合我院电算化工作实际，特制定本办法。
第二条会计电算化后的工作岗位可分为计划审核岗位和财务结算岗位。计划审核岗位可包括：计划与项目管理科长岗、审核岗、制单岗、项目管理岗、财务网络管理等工作岗位。财务结算岗位包括事业管理科长岗、现金出纳岗、银行出纳岗、基建主办会计岗、收费岗、校园卡结算岗等工作岗位。
第三条会计电算化岗位和工作职责划分如下：
1、计划与项目管理科长岗：负责省级部门预算编制、院内预算分配方案的布置、汇总；负责预算执行控制、分析；决算编制、财务分析；预算支出审核。参与专项资金和工程项目有关经济指标的论证、立项，参与有关经济合同的审核及会签，及时向处长反馈末竣工验收项目的实施情况及其它相关信息；负责各类科研项目经费的管理和收支计划的编制，决算报表的编制和上报。
2、审核岗：参与院级预算的编制，日常审核预算及项目经费是否超支，审核票据是否合法、完整。负责对经费使用单位的费用进行控制与管理，负责预算执行控制、分析。协助科长做好经费管理及相关报表的编制。
3、制单岗：参与院级预算的编制，日常对审核无误的票据进行确认并编制凭证。协助科长做好经费管理及相关报表的编制。
4、财务网络管理岗：负责财务硬件、软件、数据库的维护。负责学生毕业、退学、入伍等财务资格审核。负责财务信息及收费统计工作。努力完成本科室交给的其他工作内容。
5、事业管理科长岗：负责指导学生学杂费收缴、奖助学金发放；收费票据日常管理、票据缴验、年审； “校园一卡通”管理，校内资金结算（学生充值、各经营户、校内有收费行为的单位的资金结算等）；学校资金的调度；指导柜面日常报销、日常收费等。负责学校事业经费的核算与管理，完成对学院事业各类经费的审核。各院、部自筹经费的核算与管理，学院各系部服务性收入，负责和本科室业务有关的会计报表的编制工作。
6、现金出纳岗：根据财务制度规定，完成对学院事业及基建各类经费的现金收付，及时登记现金日记账，协助结算科科长做好其它相关工作并协助基建会计对会计档案的管理及归档工作。
7、银行出纳岗：根据财务制度规定，完成对学院事业及基建各类经费的银行收付，及时登记银行日记账，协助科长做好其它相关工作。并协助基建会计对会计档案的管理及归档工作。
8、基建主办会计岗位：根据财务制度规定，负责基建建设项目核算、编制报表。负责会计档案的管理及归档工作。
9、收费岗：参与学院有关收费项目、收费范围、收费标准的制定和上报文件的起草，负责学院各项收费的现金收费。负责住房公积金管理，个人所得税代扣代缴及其他基金户管理，协助基建会计对会计档案的管理及归档工作。努力完成处室交给的其他工作内容。
10、校园卡结算岗：专职“校园一卡通”日常管理，校园卡挂失，校内资金结算（学生充值、各经营户、校内有收费行为的单位的资金结算等）、数据管理、编制资金结算的报表。
第四条建立会计电算化操作管理制度，主要内容包括：
1、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。
2、预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿。
3、操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。
4、根据实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
第五条建立计算机硬件、软件和数据管理制度，主要内容包括：
1、保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
2、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。对磁性介质存放的数据要保存双备份。
3、对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。
4、健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。
5.健全必要的防治计算机病毒的措施。
第六条建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：
1、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。
2、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
3、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
4、采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
5、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
